Quelles sont les différentes missions du syndic ?

Missions légales du syndic

Le syndic s’engage à exécuter une série de tâches définies non seulement par la loi, mais aussi par les statuts de l’immeuble. Celles-ci couvrent principalement la gestion technique du bâtiment, la gestion administrative, la gestion financière et la représentation de l’association des copropriétaires.

Nous ne parlerons pas ici des autres « casquettes » que requiert la fonction de syndic comme l’empathie, l’écoute, la sociologie, la psychologie, la médiation.

Gestion technique

Dans le cadre de la gestion technique, le syndic coordonne l’entretien des parties communes tel le nettoyage, le contrôle des ascenseurs, etc..

Il va également procéder aux réparations urgentes lorsque le cas se présente comme un incendie, une inondation, une tempête.

Il veillera au bon suivi de l’exécution des décisions prises par l’assemblée générale quant aux travaux ; notons ici qu’il est de son devoir également de bien documenter le point « travaux » à l ‘ordre du jour de l’assemblée afin que cette dernière puisse prendre « la » bonne décision en soumettant par exemple une pluralité de devis et un comparatif.

Gestion administrative

Pour ce qui est de la gestion administrative, le syndic veillera à convoquer l’assemblée générale ordinaire dans la quinzaine annuelle prévue, de participer à cette assemblée, d’en dresser le procès-verbal et de l’envoyer dans les délais légaux ;
S’il devait y avoir des décisions à prendre en urgence, il convoque une assemblée générale extraordinaire.

Il veillera également à mettre régulièrement les fournisseurs en concurrence pour obtenir les meilleurs prix pour les copropriétés dont il a la gestion et soumettra le fruit de son travail à l’assemblée générale, souveraine, qui prendra la décision.

Garant de l’historique de la copropriété, il conservera les archives de la copropriété telles que les extraits de comptes, les plans, les PV, l’acte de base, les différents rapports, dossiers sinistres, etc.)

Gestion financière

Proverbe cité par Cicéron et rendu populaire par Rabelais dans Gargantua, « l’argent étant le nerf des affaires », le syndic veillera à tenir une comptabilité claire, précise et détaillée.

Il veillera entre autres à répartir les charges en fonction des dispositions statutaires, des décisions d’assemblée générale, du paiement les fournisseurs, de l’envoi des décomptes et des provisions aux copropriétaires, des rappels de paiements, etc..

Il veillera également à produire à chaque assemblée un budget prévisionnel annuel afin que les copropriétaires puissent d’un coup d’œil se rendre des charges exposées par la copropriété.

Le syndic veillera également à la constitution, diminution, approvisionnement d’un {ou de) fonds de réserve{s)

Représentation en justice

Enfin, une autre des fonctions de syndic est de représenter la copropriété tant en demanderesse qu’en défenderesse.

À titre d’exemple, la copropriété introduit une action à l’encontre d’un fournisseur qui n’aurait pas exécuté son contrat d’entreprise ou encore la copropriété est poursuivie judiciairement suivant action par des tiers comme un voisin.

Le syndic a alors pour mission :

d’exécuter et de faire exécuter les décisions prises par l’assemblée générale ;
d’accomplir tous actes conservatoires et tous actes d’administration provisoire ;
d’administrer les fonds de l’association des copropriétaires, conformément à l’article 577-5, § 3;
de représenter l’association des copropriétaires, tant en justice que dans la gestion des affaires communes. Sous réserve de dispositions contraires dans le présent chapitre, la correspondance recommandée doit, à peine de nullité, être adressée au domicile ou, à défaut, à la résidence ou siège social du syndic et au siège de l’association des copropriétaires ;
de fournir le relevé des dettes visées à l’article 577-11, § 2, dans les trente jours de la demande qui lui est faite par le notaire ;
de communiquer à toute personne occupant l’immeuble en vertu d’un droit personnel ou réel, mais ne disposant pas du droit de vote à l’assemblée générale, la date des assemblées afin de lui permettre de formuler par écrit ses demandes ou observations relatives aux parties communes qui seront à ce titre communiquées à l’assemblée.

La communication se fait par affichage, à un endroit bien visible, dans les parties communes de l’immeuble ;

de transmettre, si son mandat a pris fin de quelque manière que ce soit, dans un délai de trente jours suivant la fin de son mandat, l’ensemble du dossier de la gestion de l’immeuble à son successeur ou, en l’absence de ce dernier, au président de la dernière assemblée générale, y compris la comptabilité et les actifs dont il avait la gestion, tout sinistre, un historique du compte sur lequel les sinistres ont été réglés, ainsi que les documents prouvant l’affectation qui a été donnée à toute somme qui ne se retrouve pas dans les comptes financiers de la copropriété ;
de souscrire une assurance responsabilité couvrant l’exercice de sa mission et de fournir la preuve de cette assurance ; en cas de mandat gratuit, cette assurance est souscrite aux frais de l’association des copropriétaires ;
de permettre aux copropriétaires d’avoir accès à tous les documents ou informations à caractère non privé, relatives à la copropriété, de toutes les manières définies dans le règlement d’ordre intérieur ou par l’assemblée générale.
de conserver, le cas échéant, le dossier d’intervention ultérieure de la façon fixée par le Roi ;
de présenter, pour la mise en concurrence visée à l’article 577-7, §1er, 1°, d), une pluralité de devis établis sur la base d’un cahier des charges préalablement élaboré ;
de soumettre à l’assemblée générale ordinaire un rapport d’évaluation des contrats de fournitures régulières ;
de solliciter l’autorisation préalable de l’assemblée générale pour toute convention entre l’association des copropriétaires et le syndic, ses préposés, ses proches, parents ou alliés jusqu’au troisième degré inclus, ou ceux de son conjoint jusqu’au même degré ; il en est de même des conventions entre l’association des copropriétaires et une entreprise dont les personnes susvisées sont propriétaires ou dans le capital de laquelle elles détiennent un participation ou dans laquelle elles exercent des fonctions de direction ou de contrôle, ou dont elles sont salariées ou préposées ; lorsqu’il est une personne morale, le syndic ne peut, sans y avoir été spécialement autorisé par une décision de l’assemblée générale, contracter pour le compte de l’association des copropriétaires avec une entreprise qui détient, directement ou indirectement, une participation dans son capital ;
de tenir à jour la liste et les coordonnées des personnes en droit de participer aux délibérations de l’assemblée générale et de transmettre aux copropriétaires, à première demande et au notaire s’il en fait la demande au syndic, dans le cadre de la transcription d’actes qui sont transcrits à la conservation des hypothèques, conformément à l’article 1er, alinéa 1er de la loi hypothécaire du 16 décembre 1851, les noms, adresses,
de tenir les comptes de l’association des copropriétaires de manière claire, précise et détaillée suivant le plan comptable minimum normalisé à établir par le Roi.

Toute copropriété de moins de vingt lots à l’exclusion des caves, garages et parkings est autorisée à tenir une comptabilité simplifiée reflétant au minimum les recettes et les dépenses, la situation de trésorerie ainsi que les mouvements des disponibilités en espèces et en compte, le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve visés à l’article 577-11, § 5, alinéas 2 et 3, les créances et les dettes des copropriétaires.

de préparer le budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes et équipements communs de l’immeuble, ainsi qu’un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles ; ces budgets prévisionnels sont soumis, chaque année, au vote de l’association des copropriétaires ; ils sont joints à l’ordre du jour de l’assemblée générale appelée à voter ces budgets. Le cas échéant, le syndic inscrit à l’ordre du jour de l’assemblée générale la question des travaux extraordinaires à prévoir dans les années à venir.